Quelle soit liée à la gestion de l'immatériel ou encore à la gestion des connaissances (nouvellement promu par iso 9001 v2015), la capitalisation a toujours été un atout indispensable pour les projets-programmes-portefeuilles.
Et pourtant, le manque de temps, de méthodes, de moyens, de compétences… viennent très rapidement à bout des plus intentionnés.
Ne nous y trompons pas, le XXIème siècle ne se contentera pas de projets sans capitalisation. Il exigera des projets à valeur ajoutée, de la valorisation, de l'innovation, de la réactivité. Il nous faudra vaincre l'infobésité sans cesse croissante… L'économie de la connaissance, comme source de valeur ajoutée des projets-programmes-portefeuile est née, et seul les meilleurs s'y associeront !
1) compétence, connaissance ou expérience ?
Campons le contexte avec quelques éléments clés de vocabulaire (simplifiés à l'extrême) :
* Expérience : savoir acquis par la pratique et/ou l'observation. Elle est individuelle (elle est propre à chaque membre de l'équipe projet, à chaque projet, à chaque organisme d'un programme…)
* Connaissance :Ensemble des représentations, idées ou perceptions acquises par l'étude ou l'expérience (elle est plus facilement partageable, elle reste lorsque le projet est terminé)
* Compétence : Expérience + Connaissance
Tous les référentiels et méthodologies de management de projet-programme-portefeuille font état d'activités de bilan, capitalisation, retour d'expérience sans que dans les faits, ce soit vraiment opérationnel et utile :
* Au mieux, des bilans de projets, en vrac, peu accessibles aux autres, non partagés, non réutilisables dans la durée.
* Parfois, l’infobésité ! Énorme masse d’informations qui devient parfois une forêt vierge d’informations de piètre qualité, c’est-à-dire difficilement « exploitable » dans l’organisation
* Au pire, rien du tout… le projet se finit dans l'urgence, le projet suivant mérite toute notre attention… la capitalisation on verra plus tard… c'est à dire jamais !
2) Comment capitaliser puis accéder aux connaissances acquises sur un projet-programme ?
Voici quelques bonnes questions à se poser sur ce sujet :
* quelles sont les connaissances intéressantes du projet-programme à capitaliser ?
* Comment tenir à jour et mettre à disposition ces connaissances ?
* comment acquérir ou accéder aux connaissances supplémentaires nécessaires à un nouveau projet-programme ?
Pour répondre à ces questions, une solution s'impose : une dynamique de capitalisation et de partage d'expérience pour créer de la valeur ajoutée à chaque projet comme l'illustre la figure suivante.
Source : « solutions pour… valoriser la connaissance de l'entreprise », fig. 2.4, V. Iacolare, Afnor Editions
3) Comment tenir compte des sources internes mais aussi externes de connaissance ?
Certes la capitalisation s'intéresse aux sources internes (retours d'expérience projet-programme, pratiques en management de projet de l'organisme….). mais elle ne peut se passer des sources externes (normes et standards, conférences, enseignements, association professionnelle comme Pole Paca Projet…).
Comment prendre en compte ces différentes sources ? Par une logique d'animation. En jouant sur les 2 leviers de la valorisation des connaissances : capitalisation (livres de connaissance) et collaboration (communautés de pratiques)
Source : « solutions pour… valoriser la connaissance de l'entreprise », fig 4.4, V. Iacolare, Afnor Editions
4) « L'esprit » (l'organisation apprenante) et pas juste « la lettre »
A noter toutefois qu'il ne suffit pas d'emmagasiner des connaissances et des savoir pour constituer de la valeur. Alors profitons-en vraiment faire grandir nos projets-programme et plus globalement nos organismes par une plus grande création de valeur, un meilleur partage des connaissances…. Grâce à une organisation apprenante !
Source : « Solutions pour… Valoriser la connaissance de l'entreprise », fig. 3.2, V. Iacolare, Afnor Editions
Sachant que c'est bel et bien de la responsabilité du gestionnaire de portefeuille que d'organiser et coordonner la capitalisation projet et de contribuer au management par projet de l'organisme, signe pour le moins annonciateur d'une organisation apprenante !
Pour en savoir plus et aller plus loin, que pour le meilleur :
Voir « solutions pour… valoriser la connaissance de l'entreprise », V. Iacolare, Afnor Editions … pour avoir des solutions sur la capitalisation reflex, le processus de mise en œuvre pragmatique, les outils d'animation de réseau, les outils de transfert de la connaissance, les moyens de mesure…