Ne cherchons pas ! Quelque soit le dictionnaire, le lexique, le glossaire ou la norme, la définition de la « gouvernance cellulaire » (made in www.beeznet.org) n’existait pas jusque là.
Les organisations de projet en silo, hiérarchiques ou par processus ont atteint leurs limites dans un monde qui requière adaptabilité, réactivité, responsabilité, innovation,… La gouvernance cellulaire est une réponse adapté. Elle combine avec succès les bonnes pratiques du management « par » projet, de l’organisation par projets, de la gestion de portefeuille, des systèmes de management d’entreprise et du management agile
La gouvernance cellulaire, pourquoi ?
Regardons de plus près comment ont évolué les organisations. Pour faire simple, résumons les comme suit:
- les organisation hiérarchiques, pyramidales, linéaires… (silo verticaux) ;
- les organisations matricielles, par processus, avec plus de transversalité (silos horizontaux).
Ces formes organisations ne sont plus adaptées au XXIième siècle qui requière plus de souplesse, d’agilité, de réactivité, …
Place à la gouvernance cellulaire, savant mélange de trois approches :
- d’une part d’une approche regroupant les concepts d’organisation par projet, de management « par » projet (et non pas « de » projet) et de gestion de portefeuille de projets… ;
- d’autre part d’une approche fondée sur le système de management d’entreprise, le système de management intégré… ;
- et enfin de l’approche de type management agile.
La gouvernance cellulaire, c’est quoi ?
Avec la gouvernance cellulaire, exit les traditionnels silos, processus et hiérarchie. Exit le sommet stratégique, le centre opérationnel, la technostructure et les fonctions de support.
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Pour l‘aspect « gouvernance », la gouvernance cellulaire reprend la notion de gouvernance de projet pour les étendre à l’organisme dans son ensemble. L’ISO 21500 (§ 3.6) définit la gouvernance de projet comme le cadre organisationnel dans lequel les activités des projets sont dirigées et maîtrisées.
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Pour l’aspect « cellulaire », la gouvernance cellulaire s’appuie sur une organisation hybride en cellules, combinant les différents types d’organisation (structure basée sur les compétences, adhocratie, structure basée sur les résultats, structures divisionnalisées décentralisées, structure en réseau, structure apprenante). La cellule s’apparente à une équipe projet, autonome, intégrant toutes les compétences nécessaires à l’atteinte des objectifs du projet et « contribue à la réussite du projet en réalisant des activités de projet spécifiques » [ISO 21500 § 3.8].
La gouvernance cellulaire consiste donc à (cf figure) :
- Déterminer les projets contributeurs à l’atteinte de la stratégie de l’organisme.
- Manager des projets de type « opération », continu, répétitif, visant à produire les livrables et à générer des bénéfices à court terme pour l’organisme.
- Manager des projets de type « chantier » visant à concevoir et mettre en place tout nouveaux produits, services, moyens, …
- Manager des projets de type « moyens » visant à entretenir, maintenir et exploiter les moyens de production utiles aux autres chantiers.
- Gérer l’ensemble des projets ci-avant comme un portefeuille de projets avec les trois dimensions (voir chapitre suivant pour plus de détails sur les fondamentaux de la gestion de portefeuille) :
- l’alignement stratégique des projets (priorisation, sélection…) ;
- la définition et mise à disposition des règles et moyens communs à tous les projets (méthodes, outils, logiciels, règles de management d’équipe, règles communes de gestion…) ;
- la coordination des projets (ordonnancement, mécanismes de coordination, modalités de capitalisation et de gestion des connaissances…).
- Ne privilégier qu’une seule forme d’organisation, l’organisation par projet (tout est gérer comme un projet avec un début, une fin, des livrables, des moyens, …).
- Manager des équipes (agilité, responsabilisation, autonomie, management par objectifs, management par les résultats, efficience, auto-organisation, ajustement mutuel, fondé sur la compétence comme combinaison de connaissances et expériences, …).
- Le tout avec un bonne dose d’agilité (fluidité, adaptation, fondé sur l’humain..).
Figure « La gouvernance cellulaire »
La gouvernance cellulaire, comment la mettre en œuvre ?
Il n’y a pas de feuille de route unique, idéale et parfaite pour mettre en œuvre la gouvernance.
Voici néanmoins un retour d’expérience en six étapes (cf. figure 3.1) :
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Etape 1. Prendre en compte le management par projet dans la stratégie de l’organisme (organisation décentralisée en cellules et management des activités comme des projets)
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Etape 2. Identifier les fonctions utiles par rapport à la stratégie et le(s) projet(s) pour chacune des fonctions(marketing, communication, R&D, production, Service après-vente, comptabilité,…)
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Etape 3. Décliner des résultats et objectifs stratégiques par projets (alignement stratégique) Il peut être plus simple de les décliner par fonctions, puis par projets.
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Etape 4. Mettre en place les cellules projet pertinentes pour conduire les différents projets identifiés (cellule auto-organisé, autonome et responsable de l’atteinte des livrables, résultats, objectifs identifiés,… intégrant toutes les compétences techniques et fonctionnelles utiles, ….)
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Etape 5. Mettre en place un bureau de projet (gestion de portefeuille) pour assurer la priorisation des projets par rapport à la stratégie, la coordination des projets et enfin la mise à disposition des dispositifs de management.
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Etape 6. Mesurer-controler-revoir-ameliorer-optimiser à une fréquence qui dépend de la nature des projets et varie d’environ trois mois à un an.
Figure « Les six étapes de mise en oeuvre de la gouvernance cellulaire »
Tous ces dispositifs sont mis en oeuvre avec succès par diverses organisations. Citons :
- L’exemple Synertal, système de management par projets (www.synertal.com) avec par exemple un projet mensuel de type « opération » pour les traitements comptables (TVA, imputations comptable, rapprochement, note de frais, paye ….), projet trimestriel de type « moyens » pour la maintenance et exploitation des systèmes d’information , projet de type « chantier » avec des chantiers plus structurants identifier suite à la revue annuelle d’activités
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L’exemple de beeznet, l’entreprise par projets (www.beeznet.fr) qui s’appuie totalement sur les principes de gouvernance cellulaire où tous les résultats et objectifs stratégiques sont déclinés comme des projets (affectés aux différentes cellules projet), avec une dizaine de projets de type « opération » récurrent (pilotage opérationnel et financier, gestion des prestataires engagés, gestion des projets client, gestion des outils numériques et managériaux, gestion de portefeuille, gestion du référentiel de maturité & reporting-scoring… ) et six projets de type chantiers (règles de gouvernances type statuts, pacte d’associé, moyens numériques, communication de type site internet….…).
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