Dans le cadre de la gestion d’activités dans un contexte très incertain et changeant, l’approche dite « Agile » est la plus appropriée. C’est également l’approche la plus appropriée pour aborder un projet d’innovation ou de recherche (domaine de l’incertitude par définition)
Découvrez la présentation de ce qu’est l’approche « Agile » avec cet article synthétique : L’approche agile – Le vrai du faux
Découvrez également la présentation de ce qu’est l’approche « Scrum » avec cet autre article synthétique : Le Framework Scrum
En Scrum, le Product Backlog est la longue liste des fonctionnalités à réaliser ou à produire lorsque l’on parle du produit (nativement logiciel) que l’on souhaite obtenir à terme. Il est également possible de remplacer la notion de produit par service à produire dans un Product Backlog.
Dans la conjoncture actuelle (pandémie internationale), en situation de crise, la gestion opérationnelle d’une entreprise doit être adaptée au contexte. Gérer visuellement l’avancé des activités et des tâches de projet en cours avec une grande souplesse devient une priorité.
Un planning Kanban (cf. Lean Toyota) est l’outil idéal dans ce cas (si en plus il peut être collaboratif). Il permettra de gérer visuellement un ensemble de tâches et d’activités priorisées, sans rien oublier et sans goulet d’étranglement dans le flux d’activité.
Dans ce cas, l’ensemble des produits (ou livrables) à réaliser et des services à mettre en place peut être centralisé dans un P&SB (© T.Secqueville 2020), un Backlog Produit & Services (Product & Services Backlog).
Le P&SB contiendra la liste priorisée des choses à obtenir et à produire (ce qui caractérise votre activité d’entreprise, avec ses contraintes) :
- Des produits à réaliser
- Des documents à produire
- Des schémas ou dessins à concevoir et à réaliser
- Des services à mettre en œuvre
- Des livrables de projet à produire
- Etc.
Bref, les objectifs opérationnels de votre entreprise, ce que vous souhaitez obtenir.
Le P&SB pourrait avoir plusieurs formes : tableau (le plus classique), pile d’items, , etc. Le P&SB s’utilise ensuite en dépilant par le haut de la pile (priorités les plus hautes). Ce P&SB peut être étroitement lié à un PSBS – Product & Services Breakdown Structure (arbre graphique regroupant les produits et services à produire) .
Vous vous chargerez ensuite de décomposer chaque item (élément) du P&SB en tâches élémentaires pour en permettre la réalisation. Ce sont ces tâches que vous ajouterez dans le planning Kanban afin de gérer leur avancement.
Curiosités : le Backlog Produit & Services (P&SB) a la même fonction que le PBS (Product Breakdown Structure) du mode projet, mais conçu pour la gestion d’activité et concernant un produit (ou plusieurs) et un ou plusieurs services à mettre en œuvre.
Erreurs à éviter : le Backlog Produit & Services (P&SB) ne doit pas contenir de tâches à réaliser mais bien des objectifs à atteindre sous la forme de produits, livrables ou services à mettre en œuvre. Le P&SB est cantonné au besoin. Les tâches relèvent des solutions de mise en œuvre.
Maintenant que vous connaissez l’existence du P&SB, vous n’avez plus qu’à vous l’approprier en le visualisant avec un tableau, un graphisme, une carte de mind mapping ou autre 😉