Outils collaboratifs efficaces et rapides de gestion d’activité et de tâches à distance

Cet article a pour objectifs d’éclairer rapidement le lecteur pour :

  1. Comprendre ce qu’est un système Kanban
  2. Identifier une solution collaborative à distance de gestion d’activité (et gestion des tâches)
    • Payantes
    • Gratuites
  3. Savoir s’il a besoin d’un accompagnement externe (consulting, formation, coaching) pour avancer sur sa problématique

Lorsque du jour au lendemain, l’environnement professionnel devient brusquement très changeant et incertain, comme nous le connaissons avec l’épisode « confinement » lié à la pandémie internationale, les travailleurs (managers, collaborateurs, salariés, indépendants, etc.) doivent s’adapter au plus vite et au mieux de leurs intérêts.

Les approches avec planification traditionnelle sont d’ores et déjà hors circuit et « has-been » car non adaptées à des environnements très changeants, incertains et complexes. Les approches agiles trouvent alors tous leurs bénéfices, à condition de les connaitre, de les comprendre et de les maîtriser. 

N.B : nous prendrons comme postulat que le réseau internet est encore opérationnel.

Dans une entreprise où il existe une gestion des risques, des processus sont déjà pré-établis concernant (entre autres) un passage massif au travail à distance (pour cause de pandémie, incidents climatiques, etc.).

Pour toutes les autres entreprises, chacun doit trouver sa propre organisation de travail et au plus vite. On n’a pas le temps de lire de longs articles verbeux, la plupart de temps sans exemple de mise en application qui me serait utile. On n’aura probablement pas le temps, non plus, de s’inscrire et de participer à des séminaires d’information en ligne (webinaires). Il faut faire très vite et utile, dans un premier temps, puis adapter au fil de l’eau l’organisation opérationnel en fonction des événements et des résultats sur le terrain

Quel est le problème du moment ?

Je suis un salarié, un cadre : 

  1. Je doit pouvoir collaborer avec mon manager et d’autres collaborateurs ;
  2. Je dois avoir une vision claire de mes missions, de mes tâches et de l’avancement des activités  (notamment celles en lien avec d’autres collaborateurs) ;
  3. Je dois savoir qui fait quoi dans les activités où je suis impliqué ;
  4. Mon outil de gestion doit être adaptable et multisupport.

Je suis un artisan, un indépendant (consultant, formateur, artiste, etc.) : 

  1. Je doit pouvoir collaborer avec mes associés, mes partenaires et mes clients ;
  2. Je dois avoir une vision claire de mes projets, de mes tâches et de l’avancement de mes activités, mais aussi du travail de réorganisation à mettre en place ;
  3. Je dois savoir qui fait quoi dans mes activités en relation avec mes clients et mes partenaires ;
  4. Mon outil de gestion doit être adaptable et multisupport.

Il me faut donc :

  • Un outil collaboratif de gestion des tâches ;
  • Un système de gestion des priorités ;
  • Un système collaboratif de planification et de notification ;
  • Un système mobile opérationnel si je doit quand même me déplacer afin d’être réactif ;

1er cas de figure : l’entreprise vous fournit des outils logiciels

  • Tout va bien car le « package » fourni répond à l’ensemble des besoins
  • Si dans le « package« , vous n’avez pas la réponses aux questions ci-dessus, il va vous falloir mettre en place vous même cet outil et notamment votre gestion personnel du travail (à faire, en cours, terminé, à revoir, etc.). Dans ce cas là, passez au chapitre qui suit.

2ème cas de figure : c’est à vous de vous débrouiller tout seul

  • Recenser le matériel informatique opérationnel à votre disposition :
    • Micro-ordinateur fixe et portable (PC, Macintosh ou autre)
    • Notebook (mini-ordinateur portable). 
    • Tablette
    • Smartphone
    • Imprimante, scanner
    • etc.

Sans tourner autour du pot !

Avec les besoins spécifiés plus haut, l’accès à internet et les « devices » (terminaux informatiques) disponibles l’outil le plus approprié est un « Kanban » (système visuel de gestion des tâches et de planification). Nous choisirons de plus un système « Kanban » collaboratif et multi-plateforme (utilisation avec n’importe quel « device » pouvant se connecter à internet.

Un « Kanban », c’est quoi ?

Un système visuel comportant au minimum :

  • 3 colonnes minimum (à faire, en cours, terminé)
  • Des tâches représentées sous la forme de fiche individuelle (forme de post-it ou de rectangle). Chaque fiche « tâche » comportera un titre, une description, une date butoir (facultative), un niveau de priorité (couleur, chiffre), une (ou plusieurs) personnes affectée à la tâche, un (ou plusieurs) check-list.

Mode d’emploi :
  • Chaque colonne représente un état d’avancement de tâche
    • 1ère colonne : tâches à faire (en attente) classées à la verticale par ordre décroissant de niveau de priorité
    • 2ème colonne : tâches en cours de réalisation
    • 3ème colonnes : tâches terminées
  • L’objectif est de faire passer toutes les fiches « tâche » de la 1ère à la 3ème colonnes et en priorité les tâches en haut des colonnes (les plus prioritaires).
  • Possibilité d’ajouter des colonnes intermédiaires (états intermédiaires, « à valider », etc.)
  • Possibilité d’affecter une ou plusieurs personnes à une fiche « tâche »
  • Toute personne autorisée peut ajouter et modifier des tâches :
    • Déplacement d’une fiche tâche dans la colonne appropriée
    • Ajout ou modification des informations d’une fiche tâche (texte, check-list, annotations)

Sans informatique, rien n’est perdu car il est possible de réaliser ce type de tableau graphique avec une grande feuille accrochée au mur, un tableau blanc ou sur une surface vitrée (toute surface lisse) et des post-its, mais on est loin du collaboratif à distance. Ce mode opératoire est néanmoins très utilisé au sein des équipe en approche « agile » (mais ça c’est une autre histoire, mais nous sommes en plein dedans ).

Logiciel Kanban collaboratif à distance :

On choisira directement une application web (sur Internet) permettant à plusieurs utilisateurs (authentification) de travailler ensemble à distance via Internet sur le « Kanban », voir même sur plusieurs kanbans (appelés également « tableaux » selon les applications web).

Travail collaboratif distant

2 modes de fonctionnement sont proposés :

  1. Modèle SaaS (pour Software as a Service ou logiciel à la demande) : vous n’avez rien à installer, vous ne faites qu’utiliser. Seuls les versions « mobile » (si existantes) sont à installer comme toute applications Androïd, Apple ou Microsoft mobile.
  2.  

Les avantages : 

  • Travail à distance via Internet ;
  • Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le même « kanban » (là on est bien dans le collaboratif) ;
  • Les utilisateurs peuvent créer et partager plusieurs « kanbans », selon les besoins ;
  • Des images peuvent être ajoutées à une fiche « tâche ».
  • Des liens de fichier partagés peuvent être ajoutés à une fiche « tâche » (connexion avec les système de partage de documents le plus répandus)
  • Un utilisateur peut, à l’intérieur d’une fiche « tâche », ajouter un commentaire destiné à une ou plusieurs personnes spécifiques. Du micro-tchat peut donc être envisagé au sein d’une tâche. Il existe même des extensions pour lancer un appel vocale, de la visio-conférence ou une plateforme intégrée de communication (Slack, etc.) au sein d’une tâche. Pas de pollution d’information par émail ou autre système désuet et chronophage.

Certaines application web Kanban propose également leur application pour smartphone et tablette. L’avantage important (voir vital) est de disposer alors de notifications sur Smartphone ou tablette à chaque modification du Kanban. Nul n’est besoin de consulter fréquemment l’outil puisque l’information vient automatiquement à l’utilisateur concerné. Libre à l’utilisateur, ensuite, d’aller ou non consulter les détails des changements, selon ses disponibilités et ses priorités.

On ne passe plus par les émails, vous avez remarqué ? Nous sommes dans un mode de communication moderne, rapide et efficace. Les outils permettent quand même (facultatif) de recevoir les notifications par émail, pour les plus anciens 😉

Choix de solutions

Maintenant que l’on sait ce que l’on doit attendre d’une solution de gestion collaborative d’activité et de tâche à distance, notre choix d’application ou de logiciel va dépendre de plusieurs paramètres :

Aspect financier

  • Vos ressources financière immédiates (le budget à y consacrer)

Les solutions d’éditeurs commerciaux sont payantes (abonnement mensuel / annuel / utilisateur) mais certaines proposent soit une version limitée gratuite ou une version d’essai complète limitée dans le temps :
Trello, Wrike, Asana, Microsoft Planner, Zoho Projects, KanbanizeRestyaboard, ProjectManager.com , MeisterTask, Kanban Tool, Breeze, TaskWorld, Wimi, Kanbanchi (extension à Google G suite), etc.

« La gratuité a un prix« . Une solution proposée gratuitement par un éditeur commercial entraînera en contre-partie, des fonctionnalités limitées, une période d’utilisation limitée ou l’utilisation de vos information professionnelles à des fins commerciales (prospection ou revente de vos informations à des services tiers)

Il existes des solutions gratuites de 3 types :

  • Solutions d’éditeurs commerciaux avec un ensemble limité de fonctionnalités (quelquefois largement suffisantes pour vos besoins) :
    Trello, Asana, Taïga, Wrike, MeisterTask, Wimi, etc.
  • Solutions d’éditeurs commerciaux avec la totalité des fonctionnalités accessible pendant une période d’essai limitée (quelques semaines à 1 mois en général)
  • Solutions « libres de droit » ou « open source » (pas obligatoirement gratuites mais le plus souvent)
    Une solution à installer nécessitera les compétences d’un informaticien professionnel mais permettra de garantir la confidentialité de ses données. D’autres problématiques seront également à gérer comme la sécurité informatique, la sauvegarde des données, la maintenance et l’évolutivité.
    Une solution en ligne (Saas) ne nécessite pas de compétences techniques mais la confidentialité de ses données ne sera pas obligatoirement assurée selon l’éditeur et selon la formule choisie (gratuite / payante). La sécurité informatique, la sauvegarde des données, la maintenance et l’évolutivité seront gérés par l’hébergeur.

N.B : une application web collaborative de mind mapping permet de fabriquer également une forme de planning Kanban collaboratif opérationnel.

Informatique

Environnement informatique des personnes concernées

(qui dit collaboratif, dit « groupe de personnes ») :

    • Vos logiciels et licences existantes :
      • Etes-vous déjà engagé dans les solutions open-sources, libres et éthiques ?
      • Etes-vous déjà engagé dans les solutions de type Microsoft Office / Office Pro, ?
        Ms Planner permet de gérer un planning kanban
      • Etes-vous déjà engagé dans les solutions de type Google G Suite individuel / Entreprise ?
        Kanbanchi (extension à Google G suite) permet de gérer un planning Kanban
      • Utilisez-vous déjà des solution « standards de fait » ouvertes à l’interfaçage avec d’autres solutions ?
        • Les solutions libres ont tendance à être  bien plus ouvertes en interface vers les solutions éditeurs « standards de fait »
    • Systèmes d’exploitation (Windows, MacOs, Linux, Androïd, iOs, etc.
    • Les types de terminaux utilisables (micro-ordinateur, notebook, tablette, smartphone, etc.)
    • Le nombre de personnes
    • La taille de votre activité et de vos projets
    • La langue d’utilisation de l’application Kanban

Au final

Pouce ok

 J’ai tout ce qu’il me faut

J’ai trouvé toutes les informations utiles pour faire rapidement mon choix par rapport à ma situation et pour assurer la mise en oeuvre.

Je peux faire mon choix mais

  • J’aurais besoin d’aide pour la mise en oeuvre
  • J’aurais besoin d’aide pour la formation des utilisateurs et des administrateurs
  • J’aurais besoin d’aide pour améliorer mon mode organisationnel pour profiter pleinement d’un système Kanban

Me contacter

Pouces nok

 Cela m’a l’air assez complexe pour choisir au mieux

  •  » Trop de paramètres pour moi que je ne maîtrise pas  » ?
  •  » Pas le temps de comparer toutes ces solutions  » ?
  •  » Je ne sais maîtrise pas la complexité d’apprentissage de ces solutions » ?
  •  » Quelle va être la solution la mieux adaptée à mon métier ou mon secteur d’activité  » ?
  •  » J’ai besoin d’être accompagné dans mon choix et/ou dans la mise en place (installation, configuration, formation utilisateur, utilisation en exploitation)

Me contacter

Thierry Secqueville
Facilitateur métier & organisationnel
BoostezVosProjets.com
Me contacter

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *