PBS 4D

Et si on parlait du PBS 4D ?

Dans le métier de gestion de projet (car c’est un métier à part entière), il y a un certain nombre d’outils méthodologiques typiquement « métier » mais relativement méconnus (en pratique) des « chefs de projet autodidactes » en entreprise.

Le PBS est un des outils méthodologiques les plus utiles et efficaces en gestion de projet ou en processus de résolution de problème (là où on n’est pas obligé de passer par une ingénierie projet).

Définition :

Exemple de PBSUn PBS (Product Breakdown Structure) se présente sous la forme d’un arbre graphique de type top down (déploiement du haut vers le bas) regroupant tous les besoins et les fonctionnalités (fonctions principales et secondaires) attendus d’un produit. Le PBS peut représenter également les fonctions de contrainte (environnement, contrainte d’utilisation, normes, etc.). Le PBS ressemble à un organigramme, sauf que ce sont des besoins (ou fonctionnalités) qui composent ce graphe, plutôt que des personnes..

Il fait également un excellent cahier des charges graphique (surtout).

D’autres terminologies en sont dérivées :
– Graphe fonctionnel, FBS (features breakdown structure), map produit, cartographie fonctionnelle, etc.

N.B : un graphe fonctionnel, une cartographie fonctionnelle et un FBS ne comportent que des fonctions et pas de propriétés (souvent utilisé en développement informatique, un logiciel ne fournissant que des fonctions).

Qui en a besoin ou l’utilise :

C’est l’outil pas excellence du responsable produit (Product Owner en Agile Scrum), du client ou du demandeur d’un projet car c’est un outil multi-focus permettant de comprendre et de visualiser, dans le détail et sa globalité, un produit à concevoir.

Confusion des outils :

Le PBS est souvent confondu avec le diagramme FAST (Function analysis system technique) qui lui, propose de représenter le besoin en terme de fonctions (de service, techniques) jusqu’à en spécifier des solutions (solutions constructives). Le diagramme FAST se développe d’ailleurs à l’horizontal, de gauche à droite.

N.B : je rappelle que les diagrammes FAST et SADT ont pour utilité de trouver des solutions technologiques, in fine et non d’aboutir à un cahier des charges (qui lui, spécifie uniquement le besoin).

N.B : dans le même état d’esprit, le système de notation graphique normé  UML propose des diagrammes qui vont de la spécification des besoins à la modélisation de la solution pour un système à créer, à développer ou à transformer.

Venant initialement du domaine de la conception de produit (industrie, etc.), le PBS est, de par sa définition, orienté « produit ».

Le PSBS

PSBS - Product & Service Breakdown StructureDepuis au moins une bonne vingtaine d’années, les projets concernent de plus en plus la création, ou la transformation, d’un ou plusieurs services ou une transformation (réorganisation d’une ligne de production, déménagement d’un département, nouvel événement, etc.). Dans le cas où l’objectif principal d’un projet n’est pas l’obtention d’un nouveau produit, j’enseigne depuis des années à des chefs de projets et experts métier, l’utilisation du PBS pour spécifier un service ou un mélange de produits et services à fournir à l’issue d’un projet (PSBS – Product & Service Breakdown Structure). C’est une approche avant-gardiste
qui trouve tout-à fait sa justification dans l’évolution des meilleures bonnes pratiques de gestion de projet et de résolution de problème, en 2020.

Nous utilisons massivement des logiciels de mind mapping offrant une multitude de fonctions complémentaires, qui vont bien au-delà du mind mapping traditionnel, permettant ainsi d’ajouter une 3ème dimension au PBS par l’ajout :

  • D’images (schéma UML, diagramme d’activité, etc.) ;
  • De liens url ;
  • D’association à des fichiers informatiques de tout type (texte, tableau, vidéo, graphique vectoriel, photo, son, scénario de test, etc.) ;
  • D’icônes graphiques (priorité, risque, résultat de test, etc.) ;
  • De couleurs et de mises en forme de l’information.

Nous sommes donc là bien au-delà de la représentation graphique à 2 dimensions destinée à une sortie imprimée d’Antan (mais qui a toujours son utilité).

Le PBS 4D

PBS 4DL’utilisation d’applications web de mind mapping dans le cadre d’un PBS offre une dimension supplémentaire (la 4ème) quant à la possibilité d’un travail à distance en mode collaboratif. En effet, des méthodes synchrones et asynchrones permettent d’envisager toute forme de création, de gestion ou de suivi (évolution de la réponse aux besoins, résultats des tests fonctionnels, versioning) du PBS jusqu’à la fin du projet.

Le PBS 4D (comme je l’ai baptisé) est d’une efficacité sans comparaison et offre à ses utilisateurs des services à valeur ajoutée certains. L’essayer, c’est l’adopter.

Nous avons en effet basculé sur une nouvelle génération de PBS, bien plus en phase avec la gestion de projet d’aujourd’hui et de demain.

Thierry Secqueville
Expertise en management par projets / Formation d’experts
Auteur d’ouvrages spécialisés
www.BoostezVosProjets.com

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